Slimmer werken,
blije klanten

Wat is takttijd?

Terwijl je de ene dag compleet gestrest keihard moet werken omdat je veel te veel te doen hebt, heb je het misschien een andere dag weer te weinig te doen waardoor je lekker achterover kan leunen en je misschien zelfs wel een beetje verveelt. Hoe kan het dat de verdeling soms zo scheef is? Waarschijnlijk heeft dit te maken met de takttijd van je dag.

Processen organisatie

Wat is takttijd?

Het tempo dat nodig is voor een proces of werkdag op basis van de klantvraag. Je kunt hiervoor een simpele formule gebruiken:

Takttijd = beschikbare (productie) tijd / klantvraag

De beschikbare (productietijd) is bijvoorbeeld het aantal werkuren in je dag die je aan de werkzaamheden kunt besteden. De klantvraag kan vanuit een afnemer, maar ook een interne klant (collega’s) komen. De takttijd drukt uit hoeveel tijd je beschikbaar hebt om het product aan een klant te leveren.

Voorbeeld van takttijd

Je hebt elke dag één uur om je mails te beantwoorden, hiervoor heb je elke dag een uur vrijgemaakt in je agenda. Je kunt hier dus een uur ongestoord en met volle concentratie mee bezig zijn. Het aantal e-mails dat je binnenkrijgt is de klantvraag. Vandaag heb je zestien mails ontvangen. De takttijd is dus 60 minuten / 16 stuks = 3 minuten en 45 seconden per mail.

Wat kun je er precies mee?

Als je een van de mails beantwoord binnen 2 minuten zit je onder de takttijd. Een andere mail neemt misschien wel meer dan vier minuten in beslag en zit dus boven de takttijd. Hierdoor ga je uit de maat lopen.

Bij de takttijd draait het allemaal om balans. Als er geen balans zit in je proces noem je dat binnen Lean Six Sigma ookwel ‘mura’. Deze processen kun je herkennen aan de verspillingen die er vaak zijn, denk aan hoge voorraden, lange wachttijen of personeel dat niets te doen heeft. Deze verspillingen zorgen ervoor dat de procesefficiëntie steeds slechter wordt. Het gaat steeds langer duren voordat een product of dienst uit het proces komt.

8verspillingenlean

Het doel is om te zorgen dat activiteiten binnen je proces niet langer duren dan de takttijd. Als je activiteiten hebt die korter duren, moet je zorgen dat je deze kunt aanvullen met extra handelingen. Als je activiteiten hebt die langer duren moet je een manier vinden om deze te verkorten, bijvoorbeeld door verspillingen te elimineren.

takttijd

Zo was het probleem bij de afbeelding hierboven dat de planning die je wilde mailen naar Suzanne kwijt was. Hier was je een minuut verloren aan het zoeken hiernaar. Deze verspilling zou je kunnen elimineren door het goed sorteren en opslaan van bestanden (bijvoorbeeld met de 5S methode). Hiermee kun je tijdsnood door zoekgeraakte bestanden voorkomen.

De takttijd kan dus helpen voor de bewustwording van beschikbare tijd per activiteit en zorgt ervoor dat je meer grip krijgt op je proces en de werkzaamheden hiervoor. Ook kun je vinden waar het fout gaat in het proces en deze onderdelen van het proces optimaliseren.

Handige tips

  1. Begin klein. Begin niet met het grootste, meest complexe proces binnen de organisatie, maar kijk bijvoorbeeld eens naar een deel van je dag en wat voor activiteiten hier plaatsvinden.
  2. Leer de acht verspillingen herkennen binnen je eigen werkzaamheden die ervoor kunnen zorgen dat je activiteit boven de takttijd uitkomt. Hierdoor kun je ze gemakkelijker elimineren.
  3. Je kunt takttijd overal binnen de organisatie toepassen.

Lean Six Sigma Yellow Belt Training

Meer lezen?