blije klanten
Het Lean Huis (ookwel Toyota Production System)
We gaan het in deze blog hebben over het Lean Huis. Je kan hiermee Lean toepasbaar maken voor elke organisatie. Het model is een visualisatie van hoe je een organisatiestructuur opbouwt die zichzelf ondersteunt.
Waar komt het Lean Huis vandaan?
Vanaf de 2e wereldoorlog tot aan de jaren ’70 groeide Toyota zo enorm dat het niet meer mogelijk was het Lean gedachtegoed op een goede manier over te brengen naar alle medewerkers. Hiervoor ontwikkelde Fujio Cho het Toyota Production System. Jim Womack en Dan Jones hebben dit in 1996 omgedoopt tot het ‘Lean House’. Sindsdien zijn steeds meer bedrijven het Lean Huis gaan toepassen binnen de organisatie.
Een Lean Huis bouwen in vijf stappen
Het bouwen van een Lean Huis begint bij de bouwtekening, waarbij je het einddoel op papier zet. Je start de bouw met de fundering, vervolgens de muren en tot slot eindig je met het dak erbovenop. Als je een andere volgorde aanhoudt, stort het huis meteen of later in.
1) De doelstelling (bouwtekening)
John F. Kennedy liet in zijn Moon Speech in 1962 heel duidelijk het belang van een uitdagend doel zien.
In 1969 zette de Amerikaan Neil Armstrong de eerste stap op de maan. Het doel was behaald.
Ook in een Lean organisatie is een Big Hairy Audacious Goal, een net geen onhaalbaar doel, de basis om:
- Medewerkers mee te krijgen
- Middelen te organiseren
- Successen te meten
- De cultuur van continu verbeteren in stand te houden
2) Stabiliteit (de fundering)
Een stevig huis die tegen een stootje kan heeft een goede fundering nodig. Je kan stabiliteit in een organisatie creëren door het proces voorspelbaar en betrouwbaar te maken. Dit is dan het fundament. Hiervoor is het belangrijk om:
- Te standaardiseren (5S methode)
- Duidelijke werkafspraken te maken
- Werknemers goed in te werken
- Het werk gelijkmatig te verdelen
- Elke dag streven naar beter (continu verbeteren)
3) Snelheid vs kwaliteit (de muren)
Veel bedrijven leggen de focus op snelheid, vooral omdat de markt hierom vraagt. Maar 1 muur houdt geen dak omhoog. Een Lean Huis heeft twee pijlers: kwaliteit en snelheid. Deze moeten in evenwicht blijven. Mogelijke gevolgen van het te snel willen werken, zonder de kwaliteit te waarborgen zijn:
- Het teruglopen van het resultaat / de kwaliteit.
- Het vastlopen van processen, omdat deze niet zijn ingericht zijn op de huidige snelheid.
- Klanten die teleurgesteld worden.
In het Lean Huis werken de twee pijlers, snelheid en kwaliteit, samen.
- Kwaliteit houdt in dat je continu kan leveren naar de verwachting van de klant.
- Snelheid is het precies op tijd leveren van een product of dienst (Just in Time).
In het Lean gedachtegoed leg je eerst de focus op de kwaliteit, soms moet je eerst vertragen om erna te kunnen versnellen. Zorg voor een constante, goede kwaliteit. Dan kun je in gaan zetten op snelheid.
4) De mensen (het hart van het huis)
Als de medewerkers van een bedrijf betrokken zijn, zorgt dit ook al snel voor:
- Betere bedrijfsprestaties
- Een sterker merk
- Tevreden en loyale klanten
- Meer winst op lange termijn
Taiichi Ohno betrok mensen in de processen en gaf hen de middelen om zelf invloed uit te oefenen. Hiermee werd de uitdaging gecreëerd om continu te blijven verbeteren. De medewerkers kregen het gevoel dat ze de verandering zelf waren, ze waren het hart van het huis.
Voordat Lean succesvol kan zijn, is het belangrijk dat de verandering vanuit de medewerkers komt. Hiervoor is goed leiderschap nodig en wederzijds vertrouwen. Dit is een duidelijk doel om samen naartoe te werken.
5) Waardecreatie (het dak)
Als de tekening klaar is, de fundering ligt en de muren stevig staan, is het tijd om het dak te plaatsen. In deze stap is het tijd voor de waardecreatie, het creëren van meer waarde voor de klant tegen lagere kosten. Voordat je dit kunt doen heb je klantfocus nodig.
Als je focus legt op wat de klant nu eigenlijk echt wil, kun je processen stroomlijnen en verspillingen elimineren, terwijl dit niet afdoet aan de verwachtingen van de klant. Je kunt dit bereiken door met de klant in gesprek te gaan en de ‘5x Why’ methode te gebruiken.
In het kort
- Het heeft geen zin om enkel te focussen op lagere kosten (het dak) als de rest van je Lean Huis niet stevig staat.
- Vergeet nooit je medewerkers.
- Terwijl het model ooit ontstaan is in een fabriek, is deze nu in iedere branche toe te passen.