Wat is het 5S model?

“Waar kan ik die papieren ook alweer vinden?”, “waar had ik dit formulier nou weer neergelegd?”, waarschijnlijk komen deze vragen wel bekend voor. Heel logisch wel, maar het veroorzaakt ook een hoop frustratie, verwarring en tijdsverspilling. Je zou dit kunnen voorkomen door je werkplaats efficiënter in te richten. Om dit proces gemakkelijker te maken is het 5S model ontwikkelt.

Het 5S model wordt veel gebruikt bij Lean Six Sigma. Zoals al benadrukt is, het is een tool die je helpt bij het efficiënter inrichten van werkplaatsen. Door deze schoon en overzichtelijk te houden, kan je het beste uit jezelf en je werkdag halen.

Wat is het 5S model?

5S staat voor vijf stappen die je helpen om de werkplek beter te organiseren. Je neemt hiermee verspillingen weg en verhoogd de productiviteit. De vijf punten zijn in het origineel Japans, maar in het Nederlands is het ook gelukt de 5 S’en te behouden.

• Seiri (Scheiden)
• Seiton (Schikken)
• Seiso (Schoonmaken)
• Seiketsu (Standaardiseren)
• Shitsuke (Standhouden)

Er wordt vaak ook een zesde ‘S’ toegevoegd aan het model, deze staat voor ‘Safety’. Hiervan is het idee dat de georganiseerde werkplek ook moet dienen voor het voorkomen van ongelukken. ‘Safety’ staat echter niet in het officiële rijtje.

Uitleg stappen van het 5S models

Bij de benamingen van de vijf stappen is het wel handig wat toelichting te geven. We hebben kort voor je opgeschreven wat de vijf stappen inhouden:

1) Scheiden

Als eerste ga je aan de slag met maken van onderscheid tussen belangrijk en overbodig. Alles wat in de categorie ‘overbodig’ valt kan je elimineren. Waar dit in eerste instantie erg logisch klinkt, zal het je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen en documenten er te vinden zijn op je werkplek. Alle voorwerpen en documenten die belangrijk zijn, maar niet nodig in de nabije toekomst, kan je wegleggen. Hier moet je wel oppassen dat je hiermee niet de belangrijke onderdelen belemmert.

2) Schikken

Als tweede stap ga een geschikte plaats geven aan alles. Op kantoor moet het zo zijn dat spullen een vaste plek hebben en dat alles zo georganiseerd is dat iedereen zijn of haar benodigdheden snel en gemakkelijk van vinden en verkrijgen. Zorg dat de plekken bereikbaar zijn, je elkaar niet in de weg loopt en allemaal snel gaat.

3) Schoonmaken

Hopelijk spreekt deze stap voor zich. Een schone werkplek is voor iedereen prettig. Het eenmalig schoonmaken van de werkplek is niet alles, je moet zorgen dat deze ook schoon blijft. Hiervoor is het nodig om regels en methoden vast te leggen om dit ook daadwerkelijk voor elkaar te krijgen.

4) Standaardiseren

Bij deze stap ga je zorgen dat de eerste drie stappen op lange termijn worden volgehouden. Je stelt alle processen zo vast dat iedereen zich eraan kan houden en weet wat hij of zij moet verwachten. Een voorbeeld hiervoor is een omlijning maken van de gereedschappen op hun plek, zodat iedereen kan zien welk gereedschap er hoort of mist. Je zou ook een documentatie kunnen maken waarin je bepaalde handelingen vastlegt, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn.

5) Standhouden

Als je de vorige vier stappen hebt voltooid is het belangrijk dat de gestandaardiseerde procedures ook opgevolgd blijven worden. Het is essentieel om te zorgen voor behoud en continuïteit. Alleen zo kan je resultaten blijven boeken en de verbeterde productiviteit behouden. Het is ook een stuk minder werk om consistent je werkplek op orde te houden, dan eens in de zoveel tijd vanaf begin af aan te beginnen!

Het 5S model in de elektronische werkomgeving

We hebben nu papieren documenten en voorwerpen als voorbeeld genoemd, maar digitaal is een geordende werkplaats even belangrijk. Ook werkzaamheden op de computer zijn met het 5S model te optimaliseren. Vaak gebeurt het, ondanks de beste intenties, dat je bureaublad toch weer vol met zooi beland. Of dat je weer dat ene vervelende document kwijt bent. Ook heb je misschien wel verschillende bestanden staan met titels als: “definitief-2.png”, “nu-echt-klaar-3.pdf” of zelfs uit haast “hjefw.doc”. De extra tijd die je nodig hebt om bij het juiste document te komen is verspilde tijd.

Wat kan je hieraan doen?

• Het klinkt simpel, maar sorteer de documenten die je het meest gebruikt en zet deze bij elkaar. Kijk ook goed of je eerdere versies van documenten hebt die niet meer nodig zijn, deze kan je weggooien.
• Daarnaast is het ook handig structuur te houden in je mailbox. Het komt vaak voor dat mensen honderden, of zelfs duizenden, e-mails hebben waarvan ze niet weten wat ze ermee aan moeten. Door het maken van mappen en de e-mails te categoriseren krijg je al meer overzicht. Je kunt ook de mails sorteren op afzender. Bekijk ook meteen welke mails niet meer nodig zijn en verwijder deze.
• Qua bestandsnamen op je computer, zorg dat je een vaste manier hebt dat je deze noemt. Zo kan je ze gemakkelijk terugvinden en vermijd je problemen met het open moeten klikken van 20 documenten die allemaal “Naamloos” heten.

5S is dus een handige tool die in elke organisatie wel toegepast kan worden. Wat voor werkplek je hebt, maakt hierin niet uit. Als je de vijf (of zes) stappen hebt uitgevoerd, zal je snel het verschil van de georganiseerde werkplek merken. De productiviteit van de gehele organisatie zal toenemen.

Meer lezen?

• Wil je gratis de basis van Lean leren? Word Lean White Belt
• Wat zijn de acht verspillingen van Lean?
• Brainstormen: uitleg en verschillende methoden