Slimmer werken,
blije klanten

De grondoorzaak vinden met ‘5x waarom’

De ‘5x waarom’ methode is niet nieuw, en niet eigen aan Six Sigma. De tool wordt er wel gebruikt, vaak in de Analyze-fase (DMAIC). Dit wordt vooral gedaan als er geen specifieke data beschikbaar is over hetgeen wat geanalyseerd wordt. De methode is eenvoudig en effectief. Je gebruikt hem om tot de grondoorzaak van een knelpunt, verspilling of probleem te komen.

vijf keer waarom

Achter de oorzaak komen

De ‘5x waarom’ methode wordt vaak in combinatie met een visgraat diagram (Ishikawa) gebruikt in de Analyze-fase van de Six Sigma DMAIC-structuur. De tool wordt gebruikt tijdens een brainstormsessie over mogelijke oorzaken voor het probleem. Het doorvragen heeft als doel om erachter te komen waarom iets een probleem is.

Waarom zou je de methode gebruiken?

Ik hoor u al denken, “uiteindelijk is deze tool dus gewoon een beetje doorvragen? Kan je dat dan wel een tool noemen?”. Doorvragen is inderdaad de essentie van de ‘5x waarom’ methode. Als kind is dit de normale gang van zaken. Tot de frustratie van de ouders toe. Door steeds te vragen waarom iets zo is kom je steeds dichterbij de bodem van je kennen. Als je als kind ouder wordt leer je het constante vragen waarom dingen zijn zoals ze zijn af. Het is nu eenmaal zo, je begrijpt het wel.

Op de werkplaats wil je ook niet als vervelend worden ervaren door constant door te vragen over de processen, dus gaan veel mensen er maar in mee. Maar juist deze nieuwsgierigheid is zo belangrijk voor verbeteringen. Het vragen waarom dingen zo zijn heeft ons gebracht tot waar we nu zijn als mensheid. Een goede verbeteraar wil alles weten en begrijpen en is nieuwsgierig.

Helemaal tot de bodem

Tijdens het Lean (Six Sigma) project ga je aan de slag met het verbeteren van een proces. Om hieraan te beginnen moet er een probleem zijn waarvoor het proces aangepakt moet worden. Bij de Lean theorie kijk je naar de verspillingen en de knelpunten in het proces.

Om deze problemen op te lossen kan je de oppervlakte aanpakken, het probleem is zichtbaar opgelost, maar de echte reden blijft nog bestaan. Als je in je project de brandjes gaat blussen, blijft de reden dat deze ontstaan doorgaan. Door dieper te graven, oftewel door te vragen, kan je die oorzaak terugvinden en het bij de wortels aanpakken.

Hoe ga je aan de slag met ‘5 keer waarom’?

Bij het gebruik van deze tool moet je met drie dingen rekening houden:

  1. Er zijn diepte en breedte vragen. Soms bereik je de bodem van het probleem, maar mis je nog het totaalbeeld. Je moet niet in een tunnelvisie raken. Als je heel snel heel diep gaat, zie je misschien maar een klein deel van de grondoorzaak. Als je merkt dat je het totaalbeeld kwijt bent, ga dan een paar stappen terug en probeer ook eventuele andere oorzaken te ontdekken.
  2. Vijf keer is een richtlijn. Soms ben je na twee keer al bij de essentie, soms kost dit zeven keer.
  3. Varieer in je vragen. Het eentonige ‘waarom dan?’ kan al snel vervelend worden. Je kan het doorvragen afwisselen door de vraag op andere manieren te stellen. Bijvoorbeeld, ‘wat is de reden dat dit gebeurd?’ of ‘hoe kan het dat dit gebeurd?’.

Nieuwsgierig

De ‘5x waarom” tool kan dus helpen bij het vinden van de grondoorzaken voor je problemen. In plaats van het zoeken naar een oplossing voor de gevolgen ervan, pak je het probleem bij de wortels aan. De tool versterkt een van de belangrijkste kwaliteiten van de verbeteraar: de nieuwsgierigheid!

Lean Six Sigma tools

Meer lezen?