Verbetertraject met uitleg en tips

Bij een Lean Six Sigma verbetertraject ga je aan de slag met: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Dit verbetertraject staat ook wel bekend als de DMAIC verbetercyclus. Hierbij is het belangrijk dat je alle fasen doorloopt, soms is hierbij een tussenstop nodig. Bijvoorbeeld als informatie mist of wanneer je merkt dat het probleem elders ligt. In deze blog leer je meer over welke tools inzetbaar zijn bij dit verbeterproject.

Samenwerken tijdens de DMAIC-cyclus

Zorg er allereerst voor dat je het verbetertraject samen met een team uitvoert. Zo kunnen jullie elkaar aanvullen. Ga je alleen aan de slag? Dan kan het zijn dat je (belangrijke) informatie uit het proces gaat missen. In de praktijk ligt deze informatie vaak afdeling overschrijdend. Daarnaast creëer je draagvlak als je samenwerkt aan een oplossing.

Het begin: de define-fase

In de Define-fase start je het verbetertraject op. Je brengt het probleem in kaart en bepaalt de doelstelling. We noemen dit ook wel het bepalen van de ‘scope’ van het traject. Wie is de klant en wat wil de klant? Wie zijn de stakeholders? Vervolgens stel je een team samen en informeer je de organisatie. Je kunt hier meerdere tools voor gebruiken. Welke je uiteindelijk inzet, hangt af van jouw project en probleemstelling. Voorbeelden zijn: de kano-analyse, stakeholdersanalyse, project charter, de SIPOC en de CTQ flowdown.

Stap twee: de measure-fase

De basis voor verbeteren is: weten hoe je er nu voor staat. Je identificeert de verspillingen en waarde in het proces door het te visualiseren. Je staat stil bij potentiële invloedsfactoren en hoe je deze meetbaar maakt. De Value Stream Map is een goed voorbeeld van hoe je dit visueel kunt maken. Andere tools die je hiervoor kunt gebruiken: Customer Journey Mapping, SIPOC en een stroomschema.

Onderzoeken met de analyze-fase

In de vorige fase heb je een aantal x-en uitgewerkt. Tijd om deze verder te onderzoeken! Welke van deze x-en hebben invloed op de doelstelling en hoe groot is deze invloed? Je toetst de door jouw gestelde hypothese(n) bijvoorbeeld met de 5x Why, de Fishbone of Ishikawa en een Pareto-diagram.

Belangrijk: de improve-fase

Verandering roept vaak weerstand op, zo ook bij de improve-fase. Dat wil niet zeggen dat verandering negatief is: in tegendeel. Als je in een bepaalde sleur zit ben je je er niet van bewust dat je met verandering juist veel kunt verbeteren. In de Improve-fase ga je de oplossingen voor de belangrijkste oorzaken implementeren en testen. Een paar tools en methodieken om de oplossingen te implementeren en te testen zijn:

Brainstormen
Value Stream Map (future state)
FMEA

Vasthouden met de control-fase

Nu de nieuwe processen geïntroduceerd zijn, wil je deze veranderingen vasthouden. Je wilt namelijk niet in het oude gedrag terugvallen. Het doel is een continue verbetering, dus je stelt jezelf de volgende vragen: hoe zorg ik dat (nieuwe) fouten in het proces op tijd worden gesignaleerd? En hoe kan ik blijven innoveren? Tools die je helpen om te blijven verbeteren:

Control Chart
Control Plan
OCAP

Project Charter is leidend

In de define-fase maak je een project charter. Dit verwijst naar een kort formeel document waarin projectdoelen, de rollen van teamleden en de belangrijkste stakeholders zijn opgenomen. Zorg ervoor dat je deze project charter er gedurende het hele traject bijhoudt en bijwerkt met nieuwe kennis en informatie. Het geeft de juiste focus en houd je “in scope”. Doe je dit niet, dan heb je kans dat je afdwaalt en al gauw door de bomen het bos niet meer ziet.

Wil je de basis van lean six sigma leren voor meer verbetering? Neem dan een kijkje naar onze cursussen.