Aan de slag met een ‘out of control action plan’ (OCAP)

Zelfs als alles in theorie perfect werkt, kunnen de plannen de praktijk toch nog eens goed mislopen. Voor deze situaties is het belangrijk om een OCAP (‘out of control action plan’) gereed te hebben.

Wat is een OCAP?

Als je eenmaal in de Control fase (DMIAC) van je Lean Six Sigma project zit en alles helemaal uit de hand loopt, is een OCAP het noodplan om de situatie weer op de rails te krijgen. Een OCAP is een stroomdiagram waarin beslissingen en acties beschreven worden om het proces weer onder controle te krijgen.

Je moet de OCAP zien als een procedure of een werkinstructie. Werknemers moeten weten hoe er gehandeld moet worden als er iets fout gaat. Als er iets vastloopt op een lopende band, moet de werknemer weten hoe dit opgelost kan worden (de lopende band stoppen, het product ertussenuit halen, technische dienst bellen?). Of wanneer er een fout in een product blijkt te zitten die al geleverd is moet hier een protocol zijn om dit op te lossen (ga je het product terugroepen, en hoe ga je dit doen?). Een OCAP is gebaseerd op ervaring en kennis over het proces. Deze kennis kan je vergaren door input te vragen van werknemers en door een proces FMEA te maken. Een OCAP is geen definitief document, het wordt constant bijgewerkt op basis van nieuwe ervaringen en kennis die opgedaan wordt.

Een voorbeeld van een OCAP stroomdiagram:

Hoe werkt het?

Tom Bassat is de bedenker van de tool, zijn motto was: “Don’t call a meeting when you’re under enemy fire”. Als de nood uitbreekt en de fabriek stil komt te liggen of er komt een regen aan klachten binnen van klanten die een fout/niet werkend product hebben, moet er direct een oplossing zijn. Als je dan pas het management bij elkaar roept om te overleggen hoe dit opgelost kan worden, breidt het probleem zich ondertussen alleen maar verder uit. Met een OCAP kan de werkvloer direct overgaan op actie en het probleem geminimaliseerd worden. Je hebt altijd een oplossing bij de hand als er iets fout gaat.

Er zijn twee andere Lean Six Sigma tools die belangrijk zijn bij het herkennen en beheren van een ‘out of control’ situatie:

Een FMEA, deze dient als input voor de OCAP. In de ‘Failure Mode and Effects Analysis’ staan de gevolgen en maatregelen beschreven voor als er iets misgaat in het proces, of bij het product of dienst. Deze gevolgen en maatregelen zijn de basis voor het noodplan.
De Control Chart, deze wordt gebruikt om te herkennen wanneer er een ‘out of control’ situatie dreigt aan te komen. Je kan met deze grafiek in de gaten houden of het proces wel netjes stabiel en onder controle is.

Tips van een consultant: hoe stel en gebruik je een OCAP?

Maak voor elke belangrijke invloedsfactor een FMEA. Zo heb je voor elke belangrijke factor een maatregel voor het beheer.
Laat experts en het projectteam helpen bij het opstellen van het noodplan. Dit is vooral belangrijk als de risico’s erg groot zijn bij een ‘out of control’ situatie.
Je kan gemakkelijk een stroomschema maken met Microsoft Visio. Een alternatief hiervoor is Microsoft Powerpoint.
Houd bij hoe vaak een ‘out of control’ situatie voorkomt. Hierdoor kan je in de gaten houden of het een structureel of incidenteel probleem is.
Blijf werken aan het noodplan en zorg dat deze wordt bijgehouden op basis van de veranderingen die plaatsvinden in de invloedsfactoren.
Het noodplan is ook goed om te gebruiken bij producten die mogelijk fout zijn.
Zorg dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van het noodplan en de signalen die horen bij een (aankomende) ‘out of control’ situatie.
Het noodplan is een onderdeel van het Kwaliteit Management Systeem en hoort bij de procedures en werkinstructies.