Lean methodes, succes in je bedrijf

Welke Lean methodes zijn er?

Lean is een woord dat ondertussen steeds meer bekend raakt in Nederland. Met het boek ‘The Machine that Changed the World’ (J. Womack, D. Jones & D, Roos) werd het Lean gedachtegoed populair. Waar komen deze Lean methodes eigenlijk vandaan? Veel Lean methodes en technieken komen van het succesvolle Toyota automobielbedrijf. Hun succes is mede te danken aan deze efficiënte Lean methodes. Deze Lean methodes zijn zorgvuldig ontwikkeld: eeuwen geleden bedachten mensen al toepassingen om werk makkelijker en efficiënter te maken.

Uitgangspunten van de Lean methodes

We zoomen even in op het doel van deze Lean methodes en de aspecten die hierbij aan bod komen. De hoofdvraag die bij Lean centraal staat is: welke stappen binnen het proces voegen waarde toe voor de klant? Alle stappen die géén waarde voor de klant toevoegen worden verwijderd. De Lean methode heeft dan ook het volgende doel: Het behalen van een hogere efficiëntie, productiviteit,  klantwaarde en mindere doorlooptijd. Er wordt daarom aandacht besteed aan de volgende aspecten:

• Dingen de eerste keer goed doen: volgens de verwachting van de klant;
• Op het juiste moment producten/diensten leveren, dat wil zeggen als er vraag van de klant is;
• Op de juiste plaats producten/diensten leveren, dat wil zeggen waar het direct aansluit bij de volgende processtap van de klant;
• Minimaal verspillen door de zogenaamde 8 dodelijke verspillingen in gedachten houden.

  

Eigen processen

Effectiviteit en efficiency spelen een belangrijke rol bij deze hoofdvraag. Effectiviteit gaat over de waarde leveren die de klant vraagt en verwacht. Efficiency anderzijds, gaat over het slim inrichten van die waarde levering. Zoals eerder genoemd is klantwaarde een essentieel uitgangspunt bij de toepassing van deze Lean technieken.
Het streven is om het aandeel van de klantwaarde toevoegende stappen binnen de totale doorlooptijd te vergroten. Daarnaast zijn er veel technieken die vaak  zijn aangepast aan de eigen specifieke processen. Zie hieronder het huis van Toyota dat uitgangspunt is voor een Lean visie en waarin de belangrijkste aspecten van Lean en enkele basis methodes zijn opgenomen:

Wat zijn de technieken?

Basis: Muda, Muri, Mura

De basis van de Lean technieken wordt gevormd door verspillingen ten gevolge van Muri, Mura en Muda. Feitelijk zijn alle Lean technieken er namelijk op gericht om juist deze verspillingen te lijf te gaan.

• Muri staat voor overbelasting en dit kan direct invloed hebben op zowel de efficiency als de effectiviteit. Het sleutelwoord hiervoor is: balans. Door een betere verdeling van werkzaamheden blijven prestaties ook op de langere termijn stabiel.
• Mura heeft te maken met onbalans, het effect van hollen en stilstaan. Dit fenomeen zie je in diverse soorten processen, bijvoorbeeld bij grillige vraag en bij bedrijven die kapitaalgoederen leveren. Het gaat er hier om dat je de variatie in het werk reduceert waar mogelijk. Hiervoor kan je diverse oplossingen toepassen in de praktijk, zoals vraagregulering, voorbereidend werk doen in rustige tijden en/of mensen uitbesteden in een arbeidspool etc.
• Tot slot is er Muda en dit betekent zoiets als modder, dat betreft alles wat de soepele doorstroming van goederen en diensten belemmert. Onder Muda kunnen we de eerder genoemde 8 dodelijke verspillingen verstaan. Het betreft: Transport, Voorraad, Beweging, Wachten, Overproduceren, Overbewerking, Defecten en Kennis en Vaardigheden.

Flow creëren met Lean technieken

Het uiteindelijke doel is om een optimale Flow te creëren door de doorlooptijd in stappen te reduceren. Vaak helpen technieken om meer dan één van de dodelijke verspillingen aan te pakken. Voorbeelden hiervan zijn:

De waardestroomanalyse                                                                                                                                             Dit is een methode om het huidige voortbrengingsproces met alle activiteiten en verspillingen in kaart te brengen. Dit leidt tot bewustwording en de eerste aanzet om de verspillingen concreet aan te pakken. De gewenste situatie helpt om vanuit de langere termijn doelen het toekomstige proces in kaart te brengen.

5S en visueel management                                                                                                                                           Dit is een basismethodiek om onnodig lopen, zoeken en kans op fouten te reduceren. Het elimineert daarmee diverse dodelijke verspillingen. Visuele middelen worden gebruikt om de kans op fouten en onveilige situaties te minimaliseren en doelgerichte focus te optimaliseren (denk aan stoplicht, vloeraanduidingen etc).

Jidoka                                                                                                                                                                                     Bij Jidoka pak je de fouten direct bij de bron aan; medewerkers op de werkvloer krijgen de verantwoordelijkheid en bevoegdheid om direct in te grijpen bij gesignaleerde gebreken. Om vervolgens de juiste actie te nemen om het probleem zowel op de korte als lange termijn op te lossen.

Flow gekoppeld aan de klantvraag middels takttijd                                                                                         De takttijd is het marktvraag ritme dat bepalend wordt voor de bewerkingstijden in het eigen proces. Door net onder de takttijd per processtap te werken worden voorraden, wachttijden, looptijden voorkomen terwijl de kwaliteit gewaarborgd moet zijn

Pull met Kanban                                                                                                                                                                 Door het werken met (digitale) afroep kaarten kan het proces van de klant directer worden gekoppeld aan dat van de leverancier. Dit is van belang bij processen die niet direct aansluiten op elkaar en/of waarbij sprake is van flinke verschillen in bewerkingstijden.

Kaizen of continu verbeteren                                                                                                                                     Door continu bezig te zijn met kleine stappen worden op jaarbasis grote stappen gezet. Het principe van continu verbeteren is gebaseerd op de Deming Circle: Plan Do Check Act. Kaizen geeft invulling aan de lerende organisatie.

De relatie tussen technieken en sectoren

De genoemde technieken zijn de meest voorkomende. In specifieke sectoren worden de daarvoor specifieke technieken gebruikt. In de bouw praat men bijvoorbeeld over Pull planning, waarbij alle betrokken partijen (betonstorters, metselaars, elektriciëns, stukadoors, timmerlieden, schilders etc.) aangeven wat ze nodig hebben. Dus geen centrale planning vanuit de aannemer (Push planning). In apotheken worden meer en meer technieken als 5S, 5x waarom vraag (om tot de grondoorzaak te komen) toegepast. Met als doel in korte tijd de klanten beter bedienen. Ook bij de overheid wordt Lean eveneens meer en meer toegepast. Het inrichten van dagstarts en verbeterteams vormen hier een onderdeel van.

Tot slot: standaardisatie

Tot slot zijn Lean methodes niet los te zien van standaardisatie. Door het standaardiseren van veel voorkomende taken kan de focus worden gelegd op complexere taken. Standaardisatie is geen doel maar een logisch gevolg van het slimmer maken van processen. Standaardisatie levert direct veel voordelen op in termen van betere kwaliteitsborging, standaard doorlooptijd en hogere productiviteit.

Alle Lean technieken voor altijd op een rijtje? Best het boek ‘Lean Six Sigma van A tot Z’!