blije klanten
SOP: in vijf stappen en een template!
Als alles gestandaardiseerd wordt, blijft er weinig ruimte over voor creativiteit. Medewerkers oefenen dan ook de nodige weerstand uit tegenover de processtandaarden. Maar het standaardiseren kan voor de medewerker ook rust brengen. Je kan bezig met het eigenlijke werk, in plaats van elke keer weer opnieuw een weg ernaartoe vinden. Voor het vinden van een manier om een taak zo goed mogelijk uit te voeren is de SOP ontwikkeld. We leggen in dit artikel uit wat deze tool is, en hoe je deze kan gebruiken binnen je organisatie.
Wat is een SOP?
SOP staat voor ‘Standard Operating Procedure’. Met een SOP zorg je dat medewerkers hun werkzaamheden op de beste manier kunnen uitvoeren. Door een SOP te lezen weet je welke stappen er ondernomen moeten worden om succesvol een activiteit te voltooien.
De Standard Operating Procedures (SOPs) helpen je ruis, variatie en discussie weg te nemen binnen processen. SOPs zijn ideaal om een werknemer in te werken en zelfs om continu te blijven verbeteren. We leggen hieronder het maken van een SOP uit in vijf stappen:
Stap 1: Stel een lijst op van processen die je wil standaardiseren
De meest effectieve manier hiervoor is de teams zelf (met of zonder manager) een lijst van processen op te laten stellen waar SOPs voor gemaakt kunnen worden. Dan kan vervolgens het managementteam deze processen evalueren en hierin prioriteiten stellen. Niet alle processen hoeven gestandaardiseerd te worden. Er zullen ook processen zijn die helemaal niet gestandaardiseerd kunnen worden.
Tip van een expert: Je zal op het begin snel geneigd zijn voor elke processtap een SOP te maken. Maar dit is niet het doel. Kies vooral voor processen die in de toekomst weinig tot niet zullen veranderen.
Stap 2: Plan een proces in voor het creëren en beheren van de SOPs
Als je een lijst hebt met processen die je wilt gaan vastleggen, moet je nog een procedure hebben om deze SOPs op te stellen.
Een SOP voor je SOPs: Je begint hier met een standaard format voor je SOPS met opzet die steeds terugkomt. Hoe gaan de SOPs eruitzien, wat zijn de stappen, komen er diagrammen, een flowchart of een combinatie? Het is hier belangrijk om te bedenken wie je doelgroep is.
Als je een idee het voor de opzet, kan je een template creëren. Het doel is hier dat alle SOPs er hetzelfde uitzien en goed leesbaar en te begrijpen zijn.
Zorg dat het reviewproces goed is: als je SOP opgezet is, moet deze worden geëvalueerd. Er moet ook een evaluatieproces komen, een manier waarop de SOPs goedgekeurd worden voor gebruik. Er is een vast persoon verantwoordelijk voor het goedkeuren en beheren van de SOPs. Deze persoon is verantwoordelijk voor de kwaliteit hiervan.
Zorg dat de SOPs toegankelijk zijn: Ze moeten beschikbaar zijn voor de medewerkers. Bedenk wat hiervoor voor jouw werkplek de meest efficiënte manier is, is dit op papier, of via een Cloud of misschien een medewerkers app? Hier kan je ook een besluit maken voor wie de SOPs beschikbaar worden.
Stap 3: Verzamel informatie voor je SOP
Voordat je informatie gaat verzamelen, moet je wel duidelijk in kaart hebben hoe je dit gaan aanpakken.
Identificeer voor elk proces de experts: het betrekken van experts bij het opdoen van informatie over een proces is de meest effectieve manier. Houd interviews met de experts en vergaar input voor de SOP.
Gebruik informatie die al beschikbaar is: als er al eerdere SOPs gemaakt zijn kan je hier misschien al informatie uit kan halen. SOPs van andere bedrijven zouden hier ook als inspiratiemiddel kunnen dienen. Het is zonde om werk meerdere keren te verrichten.
Stap 4: Schrijf, bespreek en publiceer je SOP
Als je alle informatie hebt verzameld kan je hiermee aan de slag. Je hebt nu alles om een eerste opzet te maken van je ‘Standard Operating Procedure’. Het is nu slechts een kwestie van het invullen van de vergaarde informatie in het gemaakte template.
De ingevulde template kan je versterken door deze te reviewen met experts. Dit gebeurt in de meeste organisaties aan de hand van drie stappen:
- Een review met de procesexpert
- Input verkrijgen vanuit het management
- Het zorgen dat de kwaliteitseisen van elk proces duidelijk zijn
Als de SOP is nagekeken kan je deze delen met de werknemers.
Stap 5: Blijf je SOP onderhouden
Nu de SOP geschreven, geëvalueerd en gepubliceerd is, lijkt het werk gedaan. Maar het is belangrijk deze te blijven onderhouden. Het is ook mogelijk regels op te stellen voor het continu verbeteren. Ook dit proces kan gestandaardiseerd worden. Je kan hiervoor een SOP maken voor de omgang en de ontwikkeling van de SOPs.
Het onderhouden van de SOPs is heel belangrijk en niet een stap die je kunt overslaan. Als het goed is heb je tijd en moeite gestoken in het maken van de SOPs, het zou zonde zijn deze irrelevant te laten worden over tijd. Het is dus belangrijk dat ze mee veranderen met de processen.
Zorg voor een plek of een moment dat medewerkers met suggesties kunnen komen om een SOP te verbeteren of te updaten. En houd dit vast door een beheerder of een verantwoordelijke hiervoor aan te stellen.
Tip van een expert: maak het allemaal niet te groot. Je moet niet te veel standaardiseren. De hoeveelheid SOPs die je maakt en hoe gedetailleerd deze zijn hangt heel erg af van de doelgroep en de volwassenheid van de organisatie.
