Slimmer werken,
blije klanten

Wat is Lean precies?

Lean is bij uitstek de meest gebruikte methode voor het verbeteren van processen. Wellicht hoor je het wel eens om je heen; “Dat is niet Lean” of “Wij werken Lean’’. Maar wat is Lean nu eigenlijk precies? En waarom moet ook jij deze methode toe gaan passen? En, hoe doe je dit dan?

Dus, wat is Lean?

Lean betekent letterlijk “slank’’; of eigenlijk “slanke’’ processen. Door de Lean methode toe te passen kun je je bedrijfsprocessen namelijk “slanker’’ maken. Dit houdt in dat alle verspillingen in processen (zo veel mogelijk) worden geëlimineerd. Deze verspillingen zijn werkzaamheden die geen waarde toevoegen voor de klant of voor de organisatie en waar de klant dus ook niet voor wilt betalen. Dit kunnen bijvoorbeeld verspillingen zijn op het gebied van wachttijden, voorraad of transport. De vraag die bij Lean centraal staat, is: ‘‘Welke stappen binnen een proces voegen waarde toe voor de klant?’’. Elke processtap die wél waarde toevoegt die mag blijven, maar elke processtap die geen klantwaarde creëert die moet verwijderd worden. Op deze manier maximaliseer je de klantwaarde, werk je efficiënter, verminder je de doorlooptijd en behaal je een hogere productiviteit. Dus, wat is Lean? Je kunt het ook wel zien als een toolbox om je processen te verbeteren.

Yellow Belt training

Het “Lean maken’’ van je organisatie wordt aan de hand van 5 principes gedaan. Deze worden hieronder uitgelegd:

1. Waarde – stel altijd de klant centraal

Vragen die bij dit eerste principe centraal staan, zijn: “Wie is de klant?’’ en “Wat wil de klant?’’. Het is namelijk van belang dat er altijd zo veel mogelijk waarde voor de klant gecreëerd wordt. Waarde betekent hier (een deel van) een proces of dienst waar de klant bereid is om voor te betalen. En het hoeft hierbij niet eens te gaan om iets wat de klant werkelijk vraagt. Als jij je klanten goed kent dan kun je namelijk ook een product introduceren waar de klant nog niet om heeft gevraagd, maar wat wel van waarde voor hem/haar blijkt te zijn (zoals bijvoorbeeld bij de introductie van de eerste auto gebeurde).

Wat is Lean?

2. Waardestroom – bepaal welke processen waarde creëren

Hier ga je in kaart brengen hoe de huidige processen en activiteiten eruitzien en welke van deze wel klantwaarde toevoegen en welke niet. Dit laatste noemen wij dus verspillingen. Je kunt dit in kaart brengen door een waardestroomanalyse uit te voeren (een Value Stream Map) of met behulp van Process Mining.
Wel is het van belang om te beseffen dat sommige processen of activiteiten die niet direct klantwaarde toevoegen toch nodig zijn voor de organisatie. Soms is het dus onterecht om deze als verspillingen te bestempelen. De activiteiten waar de klant geen waarde aan hecht, kunnen binnen Lean in twee groepen worden verdeeld:

• Business Value Added: Dit zijn activiteiten die vereist zijn vanuit de omgeving, wet- en regelgeving en die nodig zijn om je organisatie draaiende te houden. Deze moeten zoveel mogelijk geminimaliseerd worden, maar je kunt ze nooit volledig elimineren.

• Non Value Added: Dit zijn activiteiten die én geen waarde voor de klant toevoegen én die niet nodig zijn voor de organisatie. Deze moet je wel volledig proberen te elimineren.

Wat is Lean?

3. Flow – zorg voor een constante doorstroming

Bij dit principe ga je werkelijk aan de slag en ga je de gevonden verspillingen elimineren. Op deze manier hou je alleen de activiteiten en processtappen over die waarde toevoegen, wat je uiteindelijke einddoel is. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het tegengaan van onnodige tussen- of eindvoorraden. Ook kun je ervoor zorgen dat fouten niet doorgegeven worden aan de volgende processtap. De stappen en activiteiten die vervolgens overblijven, (degene die dus wel waarde toevoegen) moet je op elkaar afstemmen om zo een natuurlijke flow te creëren. Dit zorgt er vervolgens voor dat er geen opstoppingen en bottlenecks ontstaan en dat de dienst of het product zonder tijdsverlies naar de klant ‘doorstroomt’.

Wat is Lean?

4. Pull – doe alleen dat wat nodig is, wanneer het nodig is

Zodra de verspillingen geminimaliseerd zijn en je productie gericht is op het toevoegen van klantwaarde moet je er vervolgens uiteraard voor zorgen dat er geen nieuwe verspillingen ontstaan. Dit kun je (onder andere) realiseren door alleen producten te produceren wanneer de klant hier om vraagt: doe alleen wat nodig is, wanneer het nodig is. Dit principe heet “Pull’’ en houdt in dat een proces pas begint zodra de klant hier een signaal voor geeft. Zodra er dus een uitstroom is van een bepaald product dan weet de organisatie dat hier een nieuwe voorraad van moet komen. Dit limiteert onnodige tussen- en eindvoorraden.

Wat is Lean?

5. Perfectie – blijf leren en verbeteren

Het laatste principe binnen Lean is het streven naar perfectie. Hiermee bedoelen wij niet dat je werkelijk perfect moet zijn in alles, want dat is onmogelijk. Wel moet je een lerende organisatie zijn en het iedere dag een stukje beter (willen) doen. Je moet dus continu bezig zijn met het verbeteren van het proces en niet denken “Het loopt nu goed, dus waarom zouden we nog iets veranderen?’’.

Wat is Lean?

Dus, wat is Lean? Je kunt het ook wel zien als een toolbox om je processen te verbeteren. Vaak in de praktijk gebracht door zelforganiserende teams. Op deze manier maximaliseer je vervolgens je klantwaarde. Wil jij ook kunnen zeggen dat jij “Lean’’ werkt? Dan is het van belang dat je Lean in je bedrijfscultuur integreert en klantwaarde altijd leidend is binnen jouw organisatie. Het is dus niet iets wat je ‘even snel toepast’ en er daarna vervolgens niet meer naar omkijkt of weer terugvalt in je oude gewoontes!

Heb je antwoord gekregen op de vraag “ Wat is Lean?’’. Mooi! Heeft het je interesse ook gewekt? Nog beter! Bekijk dan ons trainingsaanbod eens. Je kunt ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)

Of deel het in je netwerk: