Voor het eerst aan de slag met Lean

Regelmatig starten werknemers uit eigen initiatief een Lean training. Vaak omdat ze zien dat er binnen hun organisatie vele processen verbeterd kunnen worden. Maar als je de training hebt afgerond en weet hoe deze processen verbeterd kunnen worden, weet de organisatie zelf nog niet van Lean. Hoe kan je dan het beste starten?

Tip 1: Denk niet meteen te groot

Veel verspillingen in de werkomgeving zijn zo groot en complex dat er niet naar omgekeken wordt. Dit terwijl deze zaken of activiteiten veel tijd en geld kosten. Het zijn verspillingen omdat ze niet (direct) bijdragen aan de waarde voor de klant. Veelvoorkomende redenen voor de complexiteit van de problemen is de afhankelijkheid van de IT of de hiërarchische beslisstructuren. De problemen worden echter veel gemakkelijker op te lossen als je ze opdeelt in kleinere stukken. Dan los je stap voor stap de zaken op die je belemmeren in je dagelijkse werkzaamheden. Dit is het begin in het continu verbeteren van de processen.

Tip 2: Neem je collega’s mee

Het is belangrijk om een draagvlak voor de problemen te creëren. Je kan de problemen in verschillende maten van ernst en prioriteit indelen. Het is belangrijk dat medewerkers bewust zijn van de problemen en dat deze ook bespreekbaar zijn. Een handige tool hiervoor is een verbeterbord. Hierop kunnen medewerkers zelf de problemen beschrijven, deze opmerkingen worden dan elke week gezamenlijk besproken met het team. Het beschrijven en bespreken van de problemen moedigt de medewerkers aan om na te denken over de knelpunten en om oplossingen te bedenken, zodat deze processen verbeterd kunnen worden.

Tip 3: Begin op de werkvloer

Om de medewerkers rustig te laten kennismaken met Lean kan je 5S toepassen. Hiermee kan je direct beginnen en het is voor iedereen gemakkelijk te begrijpen. Daarnaast wordt de betrokkenheid van de medewerkers meteen vergroot en kan je met een kleine moeite al meteen een zichtbaar resultaat geven voor de organisatie.

Tip 4: Stroom door naar het management

Als de werkvloer kennis heeft gemaakt met het idee van Lean, zullen waarschijnlijk velen enthousiast zijn over de verbeteringen die plaatsvinden. Vanuit het enthousiasme zullen medewerkers hun ervaringen delen met collega’s. Zo zal de Lean filosofie zich langzaam door de organisatie heen verspreiden. Belangrijk hier is om ervoor te zorgen dat de organisatie zich ook vast blijft houden aan deze veranderingen. Hier is de medewerking van het management essentieel. Het is belangrijk dat ook zij de Lean filosofie omarmen en zien dat dit een strategische verandering is.

Lean moet niet gezien worden als een project of een korte termijn oplossing. Het is een manier van denken en handelen waarbij continu verbetering centraal staat. Lean is een filosofie die je wilt laten versmelten in de cultuur van je organisatie. Het management moet bereid zijn zich op de lange termijn te binden aan de Lean principes.

Tip 5: en dan; vasthouden!

De leiding zal bij het aannemen van het Lean gedachtegoed experts aanwijzen voor ondersteuning en sturing. De werkvloer wordt in het proces centraal gesteld. De werknemers weten ten slotte het beste waar de knelpunten liggen in het proces. Hierbij is het belangrijk dat de werknemers genoeg tijd hebben om aan deze procesverbeteringen te werken.

Er ontstaat een samenwerking tussen het management en de medewerkers om de waarde voor de klant centraal te stellen. Er wordt hier voortdurend gezocht naar verbeteringen in de processen door het herkennen van de verspillingen in de ogen van de klant.

Of het initiatief nu vanuit het management (top-down) of vanuit de werkvloer komt (bottom-up), beide partijen zijn nodig voor het succesvol implementeren van de Lean principes in de bedrijfscultuur op de lange termijn.