Hoe je Lean succesvol inzet

Waarom werkt Lean wel in de ene organisatie en niet in de andere? Kort gezegd ligt dit aan de mate waarin veranderingen binnen de organisatie worden geaccepteerd. Dit geldt niet alleen voor Lean, maar voor verandermanagement in het algemeen. Daarom gaan we dieper in op de vraag: Hoe creëer je een organisatiecultuur waarin veranderingen worden geaccepteerd? In deze blog leer je tips en tricks om aan de slag te gaan met verandermanagement! Je zult bijvoorbeeld dé tips leren van succesvolle organisaties. Lees snel verder.

Stap voor stap

Terwijl het in eerste instantie lijkt alsof Lean Management een radicale verandering teweegbrengt, is een succesvolle Lean transformatie juist gebouwd op kleine veranderingen die een culturele beweging realiseren. In het boek van Jim Collins, Good to Great (2001), wordt het ‘flywheel effect’ beschreven. De beste organisaties zijn namelijk niet zomaar de beste geworden. Hij schrijft:

“ They become that way because continuous small pushes create a breakthrough velocity that sustains growth.”

Een organisatie moet dus zijn bestaande strategie compleet veranderen en er zijn bepaalde tools nodig om stap voor stap verder te ontwikkelen. De weerstand die heerst onder de werknemers kan hiermee worden weggenomen.

Het begin van Lean

Om een Lean organisatie te worden, moet er eerst een accepterende cultuur heersen. Zonder deze acceptatie zal de implementatie waarschijnlijk mislukken. Deze beoordeling wordt vaak gedaan met behulp van een consultant, waarna het implementatieplan ontwikkeld wordt. Je creëert nieuwe teams die de verbinding worden en communiceren met de rest van de organisatie. Lean experts leren de medewerkers de benodigde theorieën en methodieken en werken het gehele proces samen. Door deze training en praktijkervaring zullen de kwaliteiten van de teamleden verbeterd worden.

Managers zijn verantwoordelijk

Tijdens succesvolle transformaties nemen managers de leiding. De leidinggevenden zullen alle geleerde tools en methodieken moeten kunnen toepassen om het veranderingsproces in goede banen te leiden. Ook zijn zij verantwoordelijk voor het creëren en communiceren van de visie voor de toekomst. Hierbij moeten zij zich richten op de inspanningen van de hele organisatie. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de creatie van structuren die nodig zijn om deze visie te bereiken.

Leren van succesvolle organisaties

We kunnen veel leren van organisaties die Lean succesvol implementeren. Wiremold is hier een voorbeeld van. De leidinggevenden werden op alle mogelijke vlakken getraind. Niet alleen op het gebied van nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie, maar ook in effectieve communicatie, teambuilding en diversiteit. Daarnaast werden belangrijke beslissingen gemaakt in overeenstemming met alle afdelingen. Zo’n organisatie als Wiremold heeft binnen haar werknemers een organisatiecultuur gecreëerd die veranderingen accepteert. Dit is super belangrijk, want zonder een accepterende cultuur, werken de Lean tools niet!

Het Lean veranderingsmodel

Toyota heeft een cultureel veranderingsmodel ontwikkeld dat laat zien hoe de verhoudingen binnen een organisatie liggen wat betreft de acceptatie van veranderingen. Dit model ziet er zo uit:

• Er wordt geschat dat 2% tot 4% van de werknemers in een organisatie veranderingen accepteert, ook wel de early adaptors genoemd.
• Een andere 2% tot 4% is heel erg tegen verandering en zal zich altijd verzetten.
• Het overige deel (92%-96%) bestaat uit werknemers die afwachten.

Veel managers stoppen tijd in het overhalen van de werknemers die verandering tegen proberen te gaan. Toyota stelt juist dat het loont om meer tijd te besteden aan de early adaptors, omdat de rest van de organisatie vanzelf mee zal gaan wanneer zij de verandering positief beoordelen.

Duurzame Lean transformatie

De snelheid waarop de verandering plaatsvindt, kan laag zijn in de beginfase. Maar, wanneer de medewerkers reageren op de training en ze meetbare resultaten bereiken, zal het proces steeds sneller gaan. Het doel is om de organisatie te trainen en ondersteunen totdat de oude processen zijn overgenomen door de nieuwe. Wanneer dit proces voltooid is, zal de nieuwe organisatiecultuur de basis vormen voor een duurzame Lean transformatie waarin in continue procesverbeteringen centraal staan.

Organisatiecultuur veranderen

Omgaan met verandering is lastig, vooral binnen een grote organisatie waarin elke medewerker zijn eigen belangen heeft. Hoewel de implementatie van Lean bij veel organisaties tot hoge resultaten heeft geleid, hebben ook zij te maken gehad met de nodige weerstand. Het is daarom belangrijk om eerst de organisatiecultuur zodanig te veranderen, dat iedereen (of het overgrote deel) het verbeteringsproces zal accepteren, voordat er daadwerkelijk belangrijke beslissingen worden gemaakt wat betreft de implementatie van Lean.

Wil je meer leren om je organisatie te verbeteren? Bekijk dan hier onze cursussen. Heb je vragen over het goed inzetten van Lean of kun je wel wat hulp en advies gebruiken? Neem contact op via 030 227 0000 of info@bureautromp.nl.