3 tips voor succesvol Lean leiderschap

Voor veel organisaties is het nog lastig de dagelijkse verbetercultuur door te voeren. Dit ondanks de vele successen in de toepassing van Lean Six Sigma. Maar dit is niet gek, cultuur zit hem in gedrag en dat kan je niet in een dag veranderen. Je begint met het opzetten van de continu verbetercultuur bij het management. Zij kunnen de medewerkers motiveren en richting en prioriteit geven aan de gewenste resultaten. We geven drie tips voor succesvol Lean leiderschap, zodat je de continu verbetercultuur succesvol kan opzetten.

1. Zorg voor bewustwording van de noodzakelijkheid om te verbeteren

Ingeslopen gewoonten is een dagelijkse taak. Gewoonten zijn op zich geen probleem, soms zijn deze zelfs erg handig. Als je over elke handeling na moet denken, zoals de deur van de wc op slot doen, thee zetten of je hand uitsteken bij het fietsen, wordt een dag een stuk vermoeiender. Een gewoonte wordt pas een probleem als deze in de weg zit bij de werkzaamheden van een collega of niet in het belang staat bij de klant. Helaas gebeurt dit veel. Veel organisatie zijn functiegericht en niet procesgericht. Zo ga je allemaal mensen krijgen die hetzelfde werk uitvoeren in plaats van mensen die elkaar aanvullen in de werkzaamheden.

Wat kan je doen om dit op te lossen bij het Lean leiderschap?

Blijf de medewerkers motiveren en stimuleren om alles uit hun werk te halen. Laat ze zelf nadenken over hoe ze hun werk slimmer in kunnen richten. Het is belangrijk dat je de medewerker inzicht geeft in haar/zijn rol als onderdeel van het totale proces van de waard creatie. Niemand gaat naar werk om alles te verpesten, een proces dat slecht functioneert is voor een medewerker heel frustrerend en zorgt dat diegene vast komt te zitten in bepaalde gewoontes.

2. Zorg voor de juiste condities om in te verbeteren

Een medewerker verliest al snel zijn motivatie om te verbeteren als hier geen ruimte voor is. Het continu verbeteren is een lang proces. Als je de verantwoordelijkheid volledig bij de medewerker neerlegt, wordt de wens om de organisatie slimmer te maken vaak niet behaald. Ondanks dat de verbeterkracht wel van de werkvloer komt, moet je wel ruimte geven aan de werknemers om te kunnen verbeteren.

Als er niet genoeg kennis is van de Lean methode zal de medewerker de verbetertaken veel minder goed kunnen uitvoeren. En als het niet lukt, of als een medewerker niet weet waar hij of zij moet beginnen, zal de motivatie snel verdwijnen.
Wanneer er te weinig tijd wordt vrijgemaakt om de verbeteringen te bedenken en door te voeren, zullen deze processen al snel achterin de agenda verdwijnen.
Zonder (genoeg) begeleiding zal er veel moeite zijn met het toepassen van Lean en zal dit snel zorgen voor negatieve associaties met het Lean werken.

Wat kan je als leider doen om dit op te lossen?

Bij het Lean leiderschap ben je op zijn minst net zo belangrijk als de medewerkers. Jouw verantwoordelijkheid is om te zorgen dat mensen meegaan in de Lean cultuur. Zorg dat je constant investeert in de medewerkers. Dit doe je door ze tijd, begeleiding en opleiding te bieden, zodat je de Lean cultuur kunt realiseren en kunt vasthouden.

3. Geef een duidelijke richting

Je zet de Lean cultuur op binnen een organisatie aan de hand van een vooraf bepaald doel. Wat dit doel is, verschilt per organisatie, maar meestal komt dit neer op het verbeteren van kwaliteit, duurzaamheid of snelheid. De Lean cultuur is een middel om dat doel te bereiken. Vaak word alleen het doel niet goed aangehouden als er niet direct resultaten te zien zijn. Het veranderen van gedrag kost tijd, medewerkers worden langzaam uit hun vaste gewoonten gehaald door elke dag bezig te zijn met verbeteren. Als je de focus voor het doel verliest, zullen de medewerkers andere prioriteiten krijgen en zal er weinig meer gebeuren.

Hoe los je dit op met het Lean leiderschap?

Zorg dat Lean (Six Sigma) jouw taal wordt en spreek dezelfde taal als de medewerkers die met Lean werken. Zorg dat de strategische doelen die met de continue verbetercultuur bereikt moeten worden duidelijk zijn. Wat ga je aanpakken en hoe gaat dit leiden tot het bereiken van deze doelen? Hak die doelen in kleinere stukken en zorg voor prioriteiten binnen deze stukken (in termen van haalbaarheid en complexiteit).