Lean worden dankzij Kata

In veel Aziatische vechtsporten, zoals Karate, wordt gebruik gemaakt van het fenomeen ‘Kata’. De filosofie van Kata is dat je een schijngevecht uitvoert met meerdere denkbeeldige tegenstanders. De bewegingen die je doet zijn vastgelegd in meerdere Kata’s. Bij Lean verbeterprojecten kunnen Kata’s in je voordeel werken. In deze blog lees je daar meer over.

Lean worden dankzij Kata

Iedere Kata leer je uit je hoofd door het routinematig te herhalen. Je probeert optimaal op de denkbeeldige tegenstander te reageren. Hierdoor zorgt de Kata ervoor dat je in een echt gevecht rustig kan blijven en snel reageert. Je vraagt je misschien af: wat heeft dit te maken met procesverbetering?

Kata’s om met onvoorspelbaarheid om te gaan

Het doel van procesverbetering is om een succesvolle verbetering te realiseren die voldoet aan de verwachtingen. Om dit doel te bereiken is het van belang dat de juiste stappen worden gezet, maar dit kan lastig zijn, want je omgeving is onvoorspelbaar. Je omgeving kan dus tegenstand bieden en is daarom vergelijkbaar met een gevecht met meerdere tegenstanders. Door met routines te werken kun je ervoor zorgen dat je goed bent voorbereid op mogelijke ‘tegenstanders’.

Focus op het proces

De focus van Toyota op de manier waarop de medewerkers handelen in de processen en minder op de procesresultaten. Daarom zegt Toyota: ‘Wees hard op het proces maar zacht op de medewerkers.’ Dit zie je terug in de verbeter en coaching Kata waarbij het volgende belangrijk is:

1. Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken waarom het belangrijk is dat er op deze manier wordt gewerkt, zo wordt urgentie gecreëerd.
2. De volgende stap is om te verhelderen wat er van de medewerkers wordt verwacht en hoe ze dienen te handelen. Dit is de verbeter Kata.
3. Tot slot gaat het om de instructie en training om ervoor te zorgen dat de medewerkers de verbeter Kata volgen. Dit is de coaching Kata.

Verbeter Kata

Bij de verbeter Kata draait het om het definiëren van de doeltoestand. De doeltoestand moet inzicht geven in de “gewenste toekomstige situatie” en moet altijd betrekking hebben op het proces dat wordt verbeterd. Een voorbeeld van een doeltoestand is: het proces van materiaalvoorziening stabiliseren met behulp van een Kanban systeem. De doeltoestand beschrijft hoe het proces moet werken om de gewenste target of het gewenste resultaat te realiseren.

De verbeter Kata toepassen

Het is de bedoeling dat je inzichtelijk maakt welke obstakels er moeten worden opgelost om de volgende doeltoestand te bereiken. Je kunt obstakels inzichtelijk maken door Lean Six Sigma tools te gebruiken als Kanban. In onze korte video leer je meer over Kanban: Kanban | Bureau Tromp – YouTube

Voor de verbeter Kata gebruik je de PDCA-cyclus:

• Plan: een duidelijk plan met doelstellingen
• Do: het uitvoeren van deze doelstellingen
• Check: de uitkomst van de uitgevoerde doelstellingen wordt geëvalueerd. Je stelt jezelf de vraag: komt het behaalde resultaat overeen met de doelstelling?
• Act: na evaluatie wordt er, indien nodig, bijgestuurd. Je kijkt naar welke middelen je kan inzetten om de gewenste doelstelling te bereiken

Coaching Kata

De coaching Kata bestaat uit vijf vragen:

1. Wat is de gewenste doeltoestand?
2. Wat is de huidige situatie?
3. Welke obstakels belemmeren je nu om de doeltoestand te bereiken; met welke ben je nu bezig?
4. Wat is de volgende stap die er moet worden genomen om dichter bij de doeltoestand te komen? (start volgende PDCA-cyclus)
5. Wat heb je geleerd? Reflecteer op de uitvoering van één stap of het gehele proces

De coach is verantwoordelijk voor het aanleren van de verbeter Kata. Dit doet hij of zij onder andere door de Coaching Kata toe te passen. Het is raadzaam om eerst de medewerkers zelf kennis te laten maken met de verbeter Kata en ze vervolgens te ondersteunen door middel van de coaching Kata. Deze Kata draagt bij aan een andere manier van denken. Er wordt niet alleen maar ingegaan op wat er bereikt moet worden, maar ook waarom iets bereikt moet worden. Hierdoor stijgt de motivatie van de medewerkers.

De verbeter- en coaching Kata kunnen dus worden toegepast om procesverbetering te bevorderen. De focus ligt op hoe medewerkers processen optimaliseren, zodat ze uiteindelijk het gewenste resultaat kunnen realiseren. Wil je meer leren? Bureau Tromp heeft veel organisaties geholpen bij het verbeteren van hun processen. We bieden trainingen, advies en coaching aan. Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen, we helpen je graag! Stuur ons een mail: info@bureautromp.nl of bel ons op: 030 227 0000.