Slimmer werken,
blije klanten

Lean voor een stressvrij leven

Je zit midden in een overleg op je werk. Op je telefoon zie je in no time 14 berichten binnenkomen. Dan realiseer je wat je nog allemaal te doen hebt voor je vakantie: tickets boeken, een afspraak afzeggen, koffers pakken, het huis schoonmaken. Je wilde eigenlijk ook nog even sporten, maar wanneer? Herken je jezelf hier in? In deze blog krijg je een aantal praktische tips om om je leven slimmer in te richten. Dit kan volgens het toepassen van Lean Management. Dus ‘Lean yourself’!

Wat is Lean Management?

Lean Management is een manier om continu processen te verbeteren door het doen van:

  • de juiste dingen
  • op de juiste plaats
  • op het juiste moment
  • in de juiste hoeveelheid
  • met minimale verspilling

Benoem knelpunten

Een snelle manier om verbetering te realiseren is het minimaliseren van verspillingen. Een goede vraag om jezelf te stellen is: “waar besteed ik dagelijks veel tijd aan?”. Benoem voor jezelf een aantal knelpunten of zaken waar je dagelijks tegenaan loopt. Gaat het om schoonmaken, de was doen of de reistijd naar je werk? Of besteed je te veel tijd aan social media, terwijl je liever zou sporten?

Analyseer oorzaken

Wanneer je de knelpunten hebt benoemd is het tijd om de oorzaken ervan te analyseren.
Als het doen van de was je veel tijd kost dan kan dit een probleem vormen. Probeer na te gaan waarom daar veel tijd in gaat zitten. Dit kun je doen door de ‘5 times why?’ toe te passen. Deze tool wordt veelvuldig toegepast binnen Lean projecten. Door jezelf vijf keer ‘waarom?’ te vragen kom je tot de grondoorzaak.

Bijvoorbeeld: Waarom kost de was zoveel tijd? Omdat het vullen van de wasmachine bewerkelijk is. Waarom? Omdat het veel tijd kost om de was uit de wasmand te halen. Waarom kost dat zo veel tijd? Omdat ik alle was er steeds uit moet halen en moet sorteren. Waarom? Omdat alles in dezelfde wasmand wordt gegooid. Waarom? Omdat we niet van tevoren sorteren. Aha! Daar heb je de grondoorzaak te pakken. Pak het probleem bij de aan. Sorteer de was direct in een aantal verschillende wasmanden: kleur, wit en donker bijvoorbeeld. Daarmee bespaar je jezelf de ‘uitzoektijd’.

 

Verbeter jouw proces

Als we knelpunten en oorzaken te pakken hebben is het tijd om verbetering aan te brengen. Een makkelijk geheugensteuntje daarvoor is de SCAMPER methode. Hiermee vraag je jezelf een aantal dingen af:

  • Substitute: Kan ik elementen van mijn dagelijkse patroon vervangen (bijvoorbeeld door andere manieren, slimme apps, snellere apparatuur) waardoor ik effectiever en efficiënter bezig ben?
  • Combine: Welke activiteiten kan ik met elkaar combineren?
  • Adapt: Kijk om je heen, deel en leer van anderen!
  • Modify: Zorg dat je je continu aanpast aan verandering onder invloed van omgevingsfactoren en voorkom vasthoudendheid, wees flexibel.
  • Put to another purpose: Doe alles weg wat je niet meer nodig hebt of gebruikt, geef het door aan anderen die het weer nuttig kunnen gebruiken.
  • Eliminate: Waar kan ik überhaupt mee stoppen?
  • Reverse: Kan ik dingen in een andere volgorde doen, waardoor bijvoorbeeld je route naar huis wellicht efficiënter is?

Een paar tips

  • Grenzen: Zeg vaker “nee”! Als je hier moeite mee hebt, wen jezelf dan aan om niet direct een antwoord te geven. Zeg bijvoorbeeld “vind je het goed als ik daar later vandaag even op terugkom?”. En laat vragen per mail of WhatsApp heel even voor wat het is.
  • Strategie: Maak online vaste boodschappenlijstjes aan en bestel direct je wekelijkse boodschappen. Een aantal producten heb je altijd nodig en een lijstje helpt je tijd te besparen.
    Breng je kinderen hardlopend naar school, laat de hond uit, breng de post weg, het maakt niet uit als je maar slim combineert.
  • Inrichting: Tijd verspillen aan het zoeken van dingen is zonde. Het helpt echt als alles een vaste plek heeft en je alles door geeft wat je niet meer nodig hebt. Hier word je zelf ook blij van, het geeft ruimte in je huis en het is fijn om een ander ergens blij mee te maken.
  • Planning: Ook wachten is ook een vorm van verspilling. Doe alle dingen die niet langer dan vijf minuten kosten eerst. Zet bijvoorbeeld direct de wasmachine aan als je thuis komt of kook alvast water voor de pasta. Zorg er ook voor dat je apparaten altijd opgeladen zijn. Er zijn tegenwoordig allerlei slimme apps die je helpen om to do lijstjes bij te houden, al dan niet gedeeld met de mensen waar je mee samenwoont. Evernote, Wunderlist, Swipes en Trello zijn een paar fijne opties. Ideeën, acties, vakantie-inpak-lijstjes of andere hersenspinsels? Leg ze meteen vast. Dan heb je in je hoofd weer ruimte voor andere dingen.

Veel succes om met deze tips aan de slag te gaan! Bureau Tromp heeft veel organisaties geholpen bij het verbeteren van hun processen. We bieden trainingen, advies en coaching aan. Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen, we helpen je graag! Stuur ons een mail: info@bureautromp.nl of bel ons op: 030 227 0000.