A3-rapport: Overzicht over je projectvoortgang

Met Lean Six Sigma kun je problemen binnen de processen in een organisatie oplossen met een gestructureerde en systematische aanpak. Dit doe je aan de hand van de DMAIC-projectaanpak. Deze bestaat uit vijf stappen: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Bij elke fase maak je gebruik van verschillende tools. Een van de tools die je gebruikt tijdens de DMAIC is het A3-rapport. Met het A3-rapport kun je de voortgang en belangrijkste projectinformatie van het project identificeren en visualiseren. Als deze informatie duidelijk is, wordt het maken van beslissingen voor de rest van het proces veel gemakkelijker.

De tool heeft de naam A3-rapport gekregen omdat het de bedoeling is dat de informatie op één pagina past. Het A3-rapport is het best in te zetten voor Lean Six Sigma projecten die relatief kort lopen.

Opbouw van een A3-rapport

Het A3-rapport bestaat vaak uit vaste onderdelen. Het kan ook zijn dat er wat aanvullende punten toe worden gevoegd bij bepaalde projecten. Welke onderdelen het beste passen is afhankelijk van het soort project. Hieronder hebben we een voorbeeld bijgevoegd van hoe een A3-rapport eruit kan zien.

1. Achtergrond: Een beknopte uitleg van wat het probleem is en waarom het belangrijk is dat het probleem opgelost wordt.
2. Huidige situatie: Hier leg je uit wat het probleem is en hoe het proces nu verloopt.
3. Doelstellingen: Uitleg van hoe de situatie eruit moet gaan zien na het project. Hoe je wilt dat het proces verloopt.
4. Analyse: Voordat het probleem opgelost kan worden moet je achterhalen wat de oorzaak is. Hiervoor voer je een analyse uit. De resultaten van de analyse laat je hier zien.
5. Aanbevelingen: Aan de hand van de analyse kun je een oplossing bedenken waarbij het probleem verholpen wordt. De voorgestelde oplossingen en maatregelen kun je hier neerzetten.
6. Implementatieplan: Met een duidelijke oplossing is het ook belangrijk om te beschrijven hoe je deze gaat realiseren door middel van een plan van aanpak. Denk hier aan de duratie, data, status, verantwoordelijkheden, etc. Deze stap is vooral van belang als je het A3-rapport als ‘progress tracking report’ gebruikt.
7. Follow-up: Beschrijving van de taken die nodig zijn om te zorgen dat het probleem niet alleen tijdelijk opgelost wordt, maar ook in de toekomst weg blijft.
8. Resultaten: deze stap is optioneel en dient vooral voor een A3-rapport die als ‘progress tracking report’ gebruikt wordt. Hier beschrijf je de voortgang van het implementatieplan en de maatregelen.

Zelf aan de slag?

Wil je eens proberen aan de slag te gaan met het A3-rapport? Je kunt het template hier downloaden.

Meer lezen?

• Impact/Effort Matrix: Prioriteer je verbeterideeën
• Hoe vernieuwend is Lean?
• SOP: in vijf stappen en een template!